Panik karena ijazah atau SKHUN asli hilang, rusak atau terbakar? Sementara fotocopy-an juga tidak ada?
Jangan khawatir karena kamu bisa mengurus surat pengganti ijazah atau SKHUN yang hilang dengan sangat mudah.
Dalam panduan ini akan dijelaskan cara mengurus Ijazah yang hilang untuk SD, SMP, SMA/K ataupun untuk sekolah dibawah naungan Kementrian Agama seperti Madrasah Ibtidaiyah, Madrasah Tsanawiyah dan Madrasah Aliyah.
Untuk ijazah S1 yang hilang dari perguruan tinggi seperi UI atau Gunadarma caranya tidak jauh berbeda.
Berikut ini panduanya!
1. Format Surat / Dokumen
Untuk keperluan mengurus ijazah atau SHUN yang hilang atau rusak, ada beberapa dokumen yang perlu kamu siapkan dan buat sendiri.
Tapi beberapa dokumen sudah ada format resminya.
Biar lebih jelas berikut ini format dan penjelasan dari dokumen yang diperlukan.
Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian
Surat ini formatnya resmi ( Model C ), menggunakan kop dan dikeluarkan oleh Kepolisian, contohnya sebagai berikut :
Surat Keterangan Pengganti Ijazah ( SKPI )
SKPI dikeluarkan oleh Sekolah atau Dinas Pendidikan atau Kementrian Agama ( untuk MI, MTS, MA ).
Memiliki format resmi ( Format 1 A ).
Surat Keterangan Pengganti SHUN ( SKP-SHUN )
Dikeluarkan oleh Sekolah atau Dinas Pendidikan atau Kementrian Agama ( untuk MI, MTS, MA ).
Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak
Surat pernyataan ini bisa kamu buat sendiri sesuai dengan format yang ada ( format 5 )
Surat Pernyataan Saksi
Surat pernyataan ini bisa kamu buat sendiri dengan format yang telah ada.
Setelah kamu kenali dokumen dokumen yang nantinya diperlukan, selanjutnya kamu bisa mulai mengurus ijazah yang hilang atau rusak dengan membuat laporan kehilangan ke Kepolisian.
2. Membuat Surat Kehilangan ke Kepolisian
Kalau sudah yakin benar ijazah atau skhun hilang, kamu datang ke Polsek ( kantor polisi tingkat kecamatan ) terlebih dahulu untuk membuat surat keterangan kehilangan.
Tapi kalau ijazah asli kamu rusak sebagian, misal tulisan luntur atau kertasnya robek kamu tak perlu membuat surat kehilangan.
Langsung datang ke lembaga yang mengeluarkan ijazah tersebut.
Untuk keperluan pembuatan surat kehilangan di Kantor Polisi kamu perlu membawa :
- Foto copy KTP
- Foto copy Ijazah atau SKHUN ( jika ada )
Proses pembuatan surat kehilangan ini biasanya dilayani di Sentra Pelayanan Kepolisian Terpadu ( SPKT )
Biaya pembuatan surat keterangan kehilangan dari Kepolisian ini gratis, [referensi]
3. Datang Ke Sekolahan
Selanjutnya kamu datang ke lembaga pendidikan atau sekolah tempat ijazah tersebut dikeluarkan.
Sementara untuk yang ijazah dari Program Kelompok Belajar ( KEJAR ) Paket A,B atau C bisa datang ke Pusat Kegiatan Belajar Mengajar ( PKBM ) yang mengeluarkan ijazah tersebut.
Bagaimana kalau sekolahan / lembaga pendidikan tersebut sudah tutup?
Silahkan langsung ke poin 4.
Untuk keperluan ini ada dokumen dan persyaratan yang perlu kamu siapkan yaitu :
- Materai 6.000 (2 buah)
- Pas Foto 3×4 (2 lembar)
- Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan dari Polsek
- Fotokopi Ijazah asli yang hilang ( kalau ada )
Selanjutnya kamu datang ke bagian Tata Usaha untuk membuat Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI).
Surat ini nantinya yang akan menjadi dokumen legal pengganti Ijazah asli yang hilang atau rusak.
SKPI akan ditandatangani Kepala Sekolah diatas materai 6.000 beserta cap basah, pas foto 3×4 ditempel di dokumen tersebut dengan cap tiga jari kiri di bagian atas foto seperti ijazah asli.
Kalau Kepala Sekolah ada ditempat mungkin proses ini bisa langsung selesai, jika tidak kamu harus kembali esok hari atau waktu yang ditentukan.
Oh ya, kalau kamu masih ada foto copy Ijazah dan belum dilegalisir, ada baiknya sekalian minta dilegalisir aja.
Setelah SKPI ditandatangani Kepala Sekolah, selanjuntya kamu bawa ke Kantor Dinas Pendidikan setempat.
4. Pergi ke kantor Dinas Pendidikan/ Kantor Agama
Buat yang ijazahnya hilang tapi sekolahan sudah tutup, kamu bisa langsung datang ke Kantor Dinas Pendidikan sesuai kota Kabupaten tempat sekolah berada.
Sementara untuk yang sekolahanya di bawah Kementrian Agama, kamu bisa datang ke Kantor Agama Kabupaten
Syarat-syarat yang harus disiapkan yaitu:
- Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (tanda tangan diatas materai 6.000) + Fotokopi (2 lembar)
- Surat Pernyataan Saksi 2 orang teman seangkatan sekolah (tanda tangan diatas materai 6.000) dan dibuktikan dengan fotokopi ijazah saksi yang telah dilegalisir sekolah dan fotokopi KTP (2 lembar) –> khusus untuk ijazah Kejar Paket A, B, C
- Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan dari Polsek + fotokopi (2 lembar)
- Fotokopi KTP (2 lembar)
- Fotokopi Ijazah yang sudah dilegalisir (2 lembar) ( jika ada )
Disini kamu akan dibuatkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah dengan kop Dinas Pendidikan
Kalau petugas Dinas Pendidikan ada di tempat, proses ini bisa rampung dalam sehari, tapi kalau enggak ya mungkin akan memakan waktu lebih lama.
SKPI yang dibuat disini menggunakan kop surat Dinas Pendidikan.
Penutup
Sampai disini proses penggantian ijazah yang hilang atau rusak sudah selesai.
Ada baiknya kamu foto copy dan legalisir SKPI ini.
Dan jangan lupa segera laminating / press yang aslinya, agar lebih aman.
Semoga bermanfaat.
